Decyzja o implementacji systemu ERP w przedsiębiorstwie jest szalenie istotna z ekonomicznego punktu widzenia. Kwota inwestycji jest niemała, a okres zwrotu może wynieść nawet kilka lat. W tej sytuacji niezwykle istotne jest dokładne zaplanowanie procedury wdrażania nowego systemu. Im lepiej etap ten zostanie przygotowany, tym mniejsze koszty poboczne zostaną wygenerowane. Jak powinno wyglądać wdrażanie systemu ERP w praktyce? Przyjrzyjmy się temu nieco bliżej.
Planowanie wdrażania nowego systemu powinno się rozpocząć już w momencie pojawienia się pomysłu implementacji zintegrowanych rozwiązań do zarządzania procesami. Mówiąc inaczej – pierwszym krokiem powinien być wybór dostawcy. Choć wydaje się to być oczywiste, warto przypomnieć, że nie należy korzystać z „pierwszej, lepszej” oferty. Ostatecznym wyznacznikiem hie powinna być także cena. Bardzo często okazuje się, że system ERP, który pozornie oferuje mniej za więcej, w praktyce okazuje się dużo lepszym rozwiązaniem.
Koszt systemu to nie tylko cena licencji
Bardzo często dochodzi do sytuacji, w której przedsiębiorcy patrzą na cenę systemu pod niewłaściwym kątem. Należy zdać sobie sprawę z tego, że koszt wdrożenia systemu to nie tylko cena licencji. Ten koszt jest określany już na samym początku, podobnie jak liczba opcji, które mieszczą się w tej cenie. Wartości te zwykle pozostają niezmienne. Na finalną wartość systemu składają się jednak także inne koszty, które możemy podzielić na pośrednie i bezpośrednie.
Bardzo często okazuje się, że system ERP, który początkowo oferował wiele za stosunkowo niewiele, finalnie okazuje się znacznie bardziej kosztowną inwestycją, niż na początku przypuszczaliśmy.
System ERP – na co zwrócić uwagę dokonując wyboru?
Jak wspomnieliśmy wcześniej, koszty bezpośrednie, wynikające z zakupu licencji i ceny wdrożenia systemu (która de facto nie może być ustalona z góry), to dopiero początek wydatków. Tuż obok funkcjonują koszty pośrednie, a ograniczyć je można wyłącznie poprzez dokładne zaplanowanie procedury wdrażania. Na początek – wybór systemu i jego dostawcy.
Systemy ERP zdążyły się już zadomowić w polskich realiach. Na rynku funkcjonuje wielu doświadczonych dostawców, oferujących produkty wysokiej jakości. Niektóre firmy wyspecjalizowały się w dostarczaniu rozwiązań ukierunkowanych na konkretne branże. W praktyce jest to zazwyczaj standardowy system ERP, już standardowo rozszerzony o szereg przydatnych dla danego odbiorcy rozwiązań. Warto brać pod uwagę takie oferty, gdyż najczęściej już na starcie zawierają wszystko to, czego potrzebujemy aktualnie i czego możemy potrzebować w przyszłości.
Procedura wdrażania systemu
Dokonanie wyboru to ledwie wstęp do procedury wdrażania nowego systemu informatycznego. Niezwykle istotnym etapem jest przetestowanie jego awaryjności jeszcze przed rozpoczęciem implementacji. Nie trudno jest wyobrazić sobie, jakie konsekwencje mogłaby nieść niespodziewana awaria i utrata danych w momencie, w którym system funkcjonowałby już w przedsiębiorstwie.
Kolejny etap to przygotowanie harmonogramu wdrażania. Rozpoczęcie działania w nowym środowisku powinno odbywać się bez wyłączania starego systemu. Dlaczego? Ponieważ pozwoli to na całkowite wyeliminowanie ryzyka wystąpienia niespodziewanego przestoju, który mógłby okazać się niezwykle kosztowny.
Wdrażanie poszczególnych funkcjonalności systemu ERP powinno być rozłożone w czasie, na okres co najmniej kilku miesięcy. Im bardziej rozproszona firma, tym okres ten będzie dłuższy. W tym kontekście, opracowanie szczegółowego harmonogramu pozwoli uniknąć wielu zbędnych kosztów.
Boss Plus – system ERP inspiracją powyższego artykułu.